Kisebb, 15–25 fős társaságnál két jól vezetett asztal mellett kényelmesen váltogathatók a csoportok. Nagyobb, akár 50 fős vendégkörnél további asztal, több rövid kör vagy párhuzamos beszélgetési program indokolt. Az asztalszámot a teljes létszám és a várható egyidejű részvétel alapján javasoljuk.
A négyórás este köszöntőt, bevezető köröket, vacsoraszünetet és lezárást is tartalmazhat. Legfeljebb nyolcórás rendezvénynél előre rögzítjük az asztalok működési idejét, a személyzeti pihenőket és a többi műsor időpontját.
Jelezze előre, ha ülőhelyre, akadálymentes megközelítésre vagy gyengébb világításra van szükség. Megfigyelőként is részt lehet venni. A konkrét helyszíni megoldásokat külön erősítjük meg.