Tér és megközelítés
Alaprajz, ajtóméretek, lépcső vagy lift, rakodási lehetőség, áramvételi pontok és vendégútvonalak. Ezekből áll össze az elrendezés. Kültéri eseménynél a fedett tartalékmegoldást is rögzítjük.
Megvalósítás
Így készül el
a rendezvény terve.
Egyeztetjük a programot, írásos ajánlatot adunk, majd előkészítjük és vezetjük a vállalt rendezvényt.
Kérjen rendezvényajánlatot
01 / Megismerés
Először a megfelelő
kérdéseket tesszük fel.
Az első egyeztetésben az alkalom célját, a vendégkört és a szervezési kereteket tisztázzuk. A dátum, a város, a várható létszám és a rendelkezésre álló idő mellett azt is megkérdezzük, milyen szerepet szán a programnak. Egy fő attrakció más felépítést igényel, mint egy vacsora melletti kötetlen kiegészítés.
A költségkeret alapján kijelöljük a programhoz szükséges elemeket, és külön felsoroljuk a választható bővítéseket. Ha még nincs helyszín, összefoglaljuk a térbeli és technikai feltételeket.
02 / Koncepció és ajánlat
Rögzítjük a programot
és a vállalt feladatokat.
A tematika kiválasztása után elkészül a programív és az eszközlista. Megjelöljük az aktív programelemeket, a személyzeti szerepeket és a vendégek mozgását. A dekorációban egy következetes irányt választunk, amely a helyszín meglévő karakterére is építhet.
Az írásos ajánlatban szerepel az időtartam, a létszám, az alap- és kiegészítő szolgáltatások köre, a logisztika és a fizetendő díj. A megrendelő így látja, mit tartalmaz az összeg, és mi igényel külön döntést. Az elfogadás és a foglalási feltételek teljesítése után kezdődik a végleges előkészítés.
03 / Helyszíni egyeztetés
Egyeztetünk
a helyszínnel.
Emberek és időpontok
Ki fogadja a stábot? Mikor érkezik a catering? Ki ad jelet a köszöntőhöz? Az építés, a vendégprogram és a bontás külön idősávot kap. Egy kijelölt kapcsolattartó fogja össze a megrendelői döntéseket.
Tartalmak és jóváhagyás
Logók, nevek, vetítések, saját kérdések és személyes történetek csak ellenőrzött formában kerülnek a programba. Az anyagleadási és jóváhagyási határidőt a szükséges gyártáshoz igazítjuk.
04 / Előkészítés
A vendégek
kész térbe érkezzenek.
Az eszközöket és a kellékeket a megrendelés szerint készítjük össze. A helyszínen a játékasztalok, a dekoráció és az alaptechnika telepítését ellenőrzés követi. A vezetékek, a közlekedősávok és az asztalok elhelyezése nem akadályozhatja a vendégmozgást vagy a kijáratokat.
A műsorvezető és a játékvezetők áttekintik a forgatókönyvet, a kiemelt vendégpillanatokat és a programváltások jelzéseit. A helyszíni szolgáltatókkal rövid egyeztetés zárja az előkészítést. Ha valamelyik körülmény eltér az előre megbeszélttől, a megoldást a kapcsolattartóval közösen rögzítjük.
05 / Program és lezárás
Vezetjük a programot,
majd elbontjuk az eszközöket.
A műsorvezető jelzi a programváltásokat, az asztali animátor vagy játékmester vezeti a saját programpontját. Az újonnan csatlakozó vendégeknek elmagyarázzuk a szabályokat.
A legfeljebb nyolcórás eseményben az aktív blokkokat pihenők és kötetlen részek váltják. A késésekre az előre kijelölt prioritások alapján reagálunk, a helyszín zárási idejét és a vállalt programot szem előtt tartva. A zárás után összeszedjük az eszközöket, ellenőrizzük a területet és az elfogadott időablakban bontunk.
A rendezvény után átbeszélhetjük a tapasztalatokat, és felhasználhatjuk őket egy következő esemény tervezésénél.
Kérdések & válaszok
Amit érdemes előre tisztázni.
Más kérdése is van? Beszéljük át az elképzelését.
[email protected]
Mennyivel előbb érdemes érdeklődni?
Amint ismert a tervezett időszak. A vállalhatóság függ a dátumtól, a helyszíntől, az eszközöktől és az egyedi gyártástól. Rövidebb előkészítési időnél egyszerűbb koncepciót javasolhatunk.
Mi számít programidőnek?
A vendégek számára biztosított, egyeztetett eseményidő. A bepakolás, az építés, az ellenőrzés és a bontás külön hozzáférési idősávot igényel.
Ki tartja a kapcsolatot a helyszínnel?
A feladatmegosztást előre tisztázzuk. A Roll Social által vállalt program technikai igényeit átadjuk és egyeztetjük a helyszíni kapcsolattartóval.
Mi történik változó létszámnál?
Újra ellenőrizzük az asztalszámot, a személyzetet és az eszközöket. A véglegesítési határidő és a módosítás díjhatása az egyedi ajánlat része.
Kaphatunk részletes menetrendet?
Igen. Az elfogadott programhoz vendégprogramot és a közreműködők munkáját segítő részletes ütemezést készítünk. A megrendelői feladatok és döntési pontok is követhetőek benne.
Mi történik a rendezvény végén?
A kellékeket összegyűjtjük, az eszközöket lebontjuk és elszállítjuk a szerződésben rögzített feltételek szerint. A helyszín átadását az ottani kapcsolattartóval egyeztetjük.
Ajánlatkérés
Hol tart a szervezésben?
Írja meg a tervezett dátumot, helyszínt vagy programötletet. Egyeztetjük, mire van még szükség az ajánlathoz.
Beszéljük át az elképzelését